Recibir una notificación o visita de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) puede generar nervios en cualquier empresario, contador o persona natural. Sin embargo, una auditoría no necesariamente es una mala noticia: forma parte del control normal que realiza la entidad para garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
La clave está en estar preparado, tener la documentación organizada y saber cómo actuar. En este artículo te explicamos cómo afrontar una auditoría de la DIAN sin entrar en pánico, qué documentos conservar, cómo organizarlos y qué hacer si te solicitan información o realizan una visita.
¿Por qué la DIAN realiza auditorías?
La DIAN realiza auditorías o visitas de verificación para comprobar la exactitud de las declaraciones tributarias y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Estas revisiones pueden originarse por diferentes motivos, como:
- Inconsistencias entre los valores reportados en tus declaraciones.
- Diferencias entre la información exógena y las declaraciones presentadas.
- Reportes de terceros (por ejemplo, clientes o proveedores) que no coinciden con tus registros.
- Sorteos aleatorios de control tributario.
- Actividades económicas que, por su naturaleza, son objeto de vigilancia especial.
En cualquier caso, estar preparado y actuar con transparencia es la mejor forma de superar una auditoría sin complicaciones.
Documentos que debes conservar
El primer paso para enfrentar una auditoría con tranquilidad es mantener un archivo ordenado y completo de todos los soportes contables, fiscales y financieros.
La DIAN puede solicitar documentos de los últimos cinco años, por lo que es fundamental conservarlos correctamente. Algunos de los más importantes son:
🧾 1. Documentos contables y financieros
- Libros contables (diario, mayor y balances).
- Estados financieros certificados y dictaminados.
- Soportes de ingresos y egresos (facturas, recibos, comprobantes de pago).
- Extractos bancarios y conciliaciones.
💻 2. Documentos tributarios
- Declaraciones de renta, IVA, retención en la fuente y otras declaraciones presentadas.
- Certificados de retención practicados y recibidos.
- Comprobantes de pago de impuestos y sanciones (si las hay).
- Soportes de los cálculos y anexos usados en las declaraciones.
🧠 3. Documentos administrativos y contractuales
- Contratos de prestación de servicios, arrendamientos o ventas.
- Nóminas, aportes a seguridad social y planillas PILA.
- Certificaciones de ingresos y pagos realizados.
- Documentos de constitución de la empresa o RUT actualizado.
Conservar estos documentos de forma física o digital organizada (por ejemplo, en carpetas por año o tipo de impuesto) te facilitará responder rápidamente ante cualquier requerimiento.
Cómo organizar tu información tributaria
Una buena organización contable es tu mejor defensa ante una auditoría. Aquí algunos consejos prácticos:
- Clasifica tus documentos por año, tipo de impuesto y naturaleza (ingresos, gastos, retenciones, etc.).
- Respalda todo digitalmente: guarda copias en la nube o en discos duros externos.
- Verifica que las facturas electrónicas estén vigentes y aceptadas por la DIAN.
- Realiza conciliaciones periódicas entre tus registros contables, bancarios y tributarios.
- Revisa la información exógena antes de enviarla, asegurándote de que coincida con tus declaraciones.
- Actualiza tu RUT cuando cambies de actividad económica o dirección, ya que la DIAN utiliza esos datos para contactarte.
Una empresa o persona natural con información bien organizada reduce el riesgo de sanciones y demuestra cumplimiento ante cualquier revisión.
Qué hacer si la DIAN solicita información
Si recibes un requerimiento ordinario o especial, lo primero es mantener la calma. Estos documentos suelen indicar qué información debes entregar, en qué formato y en qué plazo.
Sigue estos pasos:
- Lee cuidadosamente el requerimiento.
Identifica los periodos y conceptos que se están revisando. - No improvises.
Revisa con tu contador o asesor tributario los documentos solicitados antes de enviarlos. - Entrega la información en los plazos establecidos.
La DIAN puede imponer sanciones si no se responde a tiempo. - Conserva copia de todo lo entregado (física o digital).
- Si tienes dudas o inconsistencias, puedes presentar explicaciones o aclaraciones formales en tu respuesta.
La comunicación clara y oportuna con la DIAN es fundamental. Responder con transparencia suele generar confianza y facilita el cierre del proceso sin mayores consecuencias.
Qué pasa si la DIAN realiza una visita
Si la DIAN decide visitar tu negocio o domicilio fiscal, normalmente lo hará con una orden formal. Durante la visita, los funcionarios pueden solicitar documentos, revisar tu contabilidad o incluso realizar entrevistas.
Algunos consejos clave:
- Verifica la identidad de los funcionarios (deben presentar su carnet y orden de visita).
- Colabora en todo momento, sin ocultar información.
- Ten a la mano tu RUT, declaraciones y soportes principales.
- Evita discutir o dar respuestas improvisadas. Si no estás seguro de algo, indica que lo confirmarás con tu contador.
- Pide una copia del acta de visita para tus registros.
Recuerda: una visita no siempre implica sanción. A veces, la DIAN solo busca verificar información o aclarar datos.
Conclusión
Una auditoría de la DIAN puede sonar intimidante, pero si llevas tus cuentas en orden, no tienes de qué preocuparte.
La clave está en mantener la documentación organizada, cumplir tus obligaciones tributarias y actuar con transparencia.
Así, en lugar de entrar en pánico, estarás listo para mostrar que tu negocio opera de forma correcta y responsable.
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