Cumplir correctamente con las obligaciones tributarias ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) es clave para mantener tu negocio en regla y evitar sanciones costosas. Sin embargo, tanto personas naturales como empresas suelen cometer errores al momento de declarar renta, IVA o retenciones en la fuente, lo que puede generar multas, intereses o incluso procesos de fiscalización.
En este artículo te explicamos los errores más comunes que se cometen en las declaraciones tributarias y cómo prevenirlos con una buena planeación y control contable.
1. No presentar las declaraciones a tiempo
Este es uno de los errores más frecuentes y también uno de los más sancionados. La DIAN establece fechas límite específicas para cada tipo de declaración (renta, IVA, industria y comercio, entre otros). Presentarlas fuera de plazo genera una sanción por extemporaneidad, que puede ir desde el 5 % del impuesto a cargo por cada mes de retraso, hasta un máximo del 100 %.
Además, si no presentas la declaración y la DIAN te detecta, puede imponer una sanción por no declarar, que equivale al 20 % de los ingresos brutos o consignaciones bancarias del periodo en cuestión.
✅ Cómo evitarlo:
- Consulta anualmente el calendario tributario de la DIAN y marca las fechas límite según tu NIT.
- Programa recordatorios con anticipación.
- Si no puedes declarar a tiempo, presenta una declaración sin pago antes del vencimiento para evitar sanciones mayores.
2. No actualizar el RUT
El Registro Único Tributario (RUT) es la base de toda la información fiscal de una persona o empresa. No actualizarlo a tiempo puede generar errores en las declaraciones, notificaciones erróneas o incluso sanciones por desactualización.
La DIAN exige que el RUT se actualice cada vez que cambien tus datos personales, dirección, correo electrónico o actividad económica.
✅ Cómo evitarlo:
- Ingresa al portal de la DIAN (www.dian.gov.co) y revisa que tu RUT esté actualizado.
- Cada vez que cambies de domicilio, régimen o inicies una nueva actividad, realiza la actualización en línea.
- Mantén un correo electrónico válido en el RUT, pues ahí llegan notificaciones oficiales.
3. Declarar valores incorrectos o inconsistentes
Otro error común es reportar mal los ingresos, costos o deducciones, lo que puede generar diferencias entre la información reportada por terceros (por ejemplo, tus clientes o bancos) y la que tú declaras.
La DIAN cruza constantemente la información a través del sistema de facturación electrónica y las medios magnéticos. Si encuentra inconsistencias, puede requerirte aclaraciones o imponer sanciones por inexactitud.
✅ Cómo evitarlo:
- Verifica que todas las facturas electrónicas emitidas y recibidas estén registradas correctamente.
- Compara tus registros contables con los reportes de tus clientes o proveedores.
- Usa software contable o asesórate de un contador para asegurar coherencia entre los datos.
4. No conservar los soportes de las operaciones
Muchas personas creen que basta con presentar la declaración, pero la DIAN puede solicitar soportes hasta por cinco años después del periodo declarado. Si no tienes los documentos que respalden tus ingresos o deducciones, podrías recibir sanciones o perder beneficios fiscales.
✅ Cómo evitarlo:
- Guarda de forma ordenada facturas, extractos bancarios, nóminas y contratos.
- Digitaliza los documentos y consérvalos en la nube o en una carpeta segura.
- Asegúrate de que los soportes cumplan con los requisitos legales (nombre, NIT, valor y concepto).
5. No declarar todos los ingresos
Ocultar ingresos o simplemente olvidarlos es uno de los errores más graves. La DIAN tiene acceso a información bancaria, pagos con tarjetas, facturas electrónicas y reportes de terceros, por lo que detectar inconsistencias es cada vez más fácil.
Si la entidad encuentra diferencias entre tus ingresos reales y los declarados, puede aplicar sanciones por inexactitud, que van del 10 % al 160 % del valor del impuesto dejado de pagar, además de los intereses moratorios.
✅ Cómo evitarlo:
- Declara todos tus ingresos, incluso los obtenidos por plataformas digitales o trabajos independientes.
- Cruza la información de tus bancos, facturas y reportes de la DIAN antes de enviar la declaración.
- Si descubres un error después de declarar, puedes presentar una declaración de corrección antes de que la DIAN te notifique.
6. No pagar los impuestos declarados
Declarar correctamente no basta: también debes pagar el impuesto dentro del plazo establecido. Presentar la declaración sin pago genera intereses de mora y posibles sanciones adicionales.
✅ Cómo evitarlo:
- Ten una reserva de dinero para cubrir tus impuestos.
- Si no puedes pagar todo de una vez, solicita a la DIAN un acuerdo de pago.
- Revisa que el pago se haya aplicado correctamente al formulario correspondiente.
7. No revisar las retenciones en la fuente
Las retenciones son anticipos de impuestos que se descuentan durante el año. Si no las calculas o reportas correctamente, podrías pagar más de lo necesario o quedar en deuda con la DIAN.
✅ Cómo evitarlo:
- Verifica las retenciones aplicadas por tus clientes y las que tú hayas practicado.
- Lleva un registro mensual de las retenciones en la fuente, IVA e ICA.
- Corrige oportunamente si detectas errores.
8. No contar con asesoría contable
Aunque existen herramientas digitales que facilitan la declaración, muchos errores ocurren por falta de conocimiento técnico. Una interpretación incorrecta de las normas puede salir muy cara.
✅ Cómo evitarlo:
- Consulta con un contador público certificado antes de presentar tus declaraciones.
- Aprovecha los servicios gratuitos de orientación que ofrece la DIAN.
- Mantente actualizado sobre los cambios tributarios cada año.
Conclusión
Evitar sanciones de la DIAN no es cuestión de suerte, sino de organización y cumplimiento. Los errores más comunes —como declarar tarde, no actualizar el RUT o reportar mal los ingresos— pueden corregirse fácilmente si se lleva un control contable adecuado y se mantienen los documentos en orden.
Recuerda: la formalidad tributaria protege tu negocio. Al cumplir con tus declaraciones de manera correcta y oportuna, no solo evitas multas, sino que fortaleces tu reputación ante bancos, proveedores y clientes. En otras palabras, pagar bien es una forma inteligente de crecer sin riesgos legales ni financieros.
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